Panaszok

Panaszok

9.8.1 Jelen fejezet a panaszok kezelésére nyilvánosan elérhető a honlapunkon (www.isotanusitas.hu, www.ich.hu).

9.8.2 Cégünkhöz érkezhetnek panaszok a tanúsítási tevékenységünkkel kapcsolatban, vagy valamely tanúsított ügyfelünkkel kapcsolatban. A panaszt az Ügyvezető igazgatóhoz kell továbbítani, aki megvizsgálja, hogy a panasz valóban a mi tanúsítási tevékenységünkkel kapcsolatos. Ha nem, akkor el kell utasítani a panaszt.

Ha a panasz a mi tevékenységünkkel kapcsolatos, akkor az a 9.8.5 fejezet szerint kezeljük.

9.8.3 Ha a panasz egy tanúsított ügyfelünkkel kapcsolatos, akkor erről az ügyfelet hivatalos levélben, e-mail-ben értesíti az Ügyvezető igazgató.

9.8.4 A panaszok fogadásának, kezelésének módja a 9.8 fejezetben van dokumentálva. Ennek során a panasszal kapcsolatos minden információt bizalmasan kezelünk.

9.8.5 A panasz kezelésének folyamata:

A panaszt az Ügyvezető igazgató kezeli.

A panasz érkezését követően kiállítja a Panasz jegyzőkönyvet, amihez csatolni kell a benyújtó által esetleg mellékelt dokumentumokat.

Az Ügyvezető igazgató átvizsgálja a kapcsolódó dokumentumokat, az érintett vezető auditorral, illetve Tanúsítóval megbeszélést folytat, tételesen ellenőrzi az eljárás körülményeit, lebonyolítását, a hozott döntés megalapozottságát, valamint az érintett szabályozó dokumentumokban leírtakat.

Amennyiben a panasz adott ügyfelünkkel kapcsolatos, az Ügyvezető igazgató köteles egy rendkívüli felülvizsgálatot kezdeményezni az ügyfélnél, aminek során a panasz tárgyával kapcsolatos területeket vizsgáljuk át. Az auditról jelentést készítünk, melyet a panasz megalapozottságához való döntésre fel kell használni.

A rendkívüli audit szerződés alapján folytatható le, mely tartalmazza a rendkívüli audit lefolytatását, és fizetési feltételeit.

A panasz jogosságának, és esetleg korábbi hasonló panaszok függvényében intézkedést kell hoznia az Ügyvezető igazgatónak (Panasz jegyzőkönyvben rögzíteni) az alábbiak szerint:

  • kivizsgálás eredményeképpen a panaszt megalapozatlannak ítéli, akkor ismertetni kell a panaszossal a további jogorvoslati lehetőséget, azaz a megfelelő hivatalhoz, szervezethez benyújthatja panaszát,
  • a kivizsgálás eredményei igazolják, vagy részben igazolják a panasz megalapozottságát, akkor a panaszt kiváltó ok megszüntetésére helyesbítéseket, vagy helyesbítő intézkedéseket kell hozni,
  • a kivizsgálás során, ha a panasz adott ügyféllel kapcsolatos, és az ügyfél nem járul hozzá a rendkívüli audithoz, akkor az Ügyvezető igazgató jogosult a tanúsítványt visszavonni.

A panasz kivizsgálását, és a szükséges intézkedések meghozatalát a panasz benyújtásától számított 2 hónapon belül el kell végezni!

Az Ügyvezető igazgató felelőssége, hogy ellenőrizze az előírt intézkedések megvalósulását, amit szintén fel kell jegyezni a Panasz jegyzőkönyvben.

9.8.6 Cégünk vállalja a felelősséget, hogy a panaszok indokoltságának megállapításához minden szükséges információt begyűjtsünk és ellenőrizzünk.

9.8.7 A panasz átvételét iktatni kell az Iktatókönyvben, ha írásban érkezett. Felelős Irodavezető. A panasz kivizsgálásának eredményéről az Ügyvezető igazgató tájékoztatást kell adjon a panaszosnak.

9.8.8 A meghozott döntést/intézkedést átvizsgálja, és jóváhagyja egy, a panasz tárgyában független személy, és neki kell közölnie ezt a panaszossal!

9.8.9. A panasz kezelésének lezárásáról hivatalos e-mail-ben, vagy levélben tájékoztatja a panaszost az Irodavezető. A Panasz jegyzőkönyvet, és a kapcsolódó feljegyzéseket az érintett ügyfél dossziéjában kell tárolni a lezárást követően. Felelős: Irodavezető. Az elmúlt időszak Panasz jegyzőkönyveit vezetőségi átvizsgáláson elemzi a vezetőség.

9.8.10 Az International Cert Hungary Kft. törekszik a panasz tárgyát, és megoldását nyilvánosságra hozni. Ehhez az ügyfél, és a panaszos hozzájárulása is kell, illetve meg kell egyezni velük, hogy milyen terjedelemben történjen a nyilvánosságra hozatal. Felelős: Ügyvezető igazgató.

Az ügyfélnek, és a panaszosnak joga van a nyilvánosságra hozatalhoz nem hozzájárulni. Ekkor az adatokat nem hozzuk nyilvánosságra.

Nyelv: 

International Cert Kft. - Copyright 2005 - Minden jog fenntartva!

Minden ami mezőgazdaság Isotanúsítás Fatelep

Minden, ami vitorlázás: vitorlás hírek, oktatás, tanfolyam Balaton és Adria - Kékszalag

Honlapkészítés, webdesign: Expedient
Marketing tanácsadónk a: Marketing Professzorok Kft.

Cégünkről  |  Szolgáltatásaink  |  Árajánlat  |  Cikkek  |  Hírarchívum  |  Referenciák  |  Fórum  |  Kapcsolat