Tanúsítási folyamat

1. Az eljárás célja

Az eljárás célja, hogy szabályozza a tanúsító auditok, felügyeleti auditok, és az ismétlő auditok végzését, az ezek során készítendő dokumentumokat, jelentéseket.

2. Az eljárás érvényessége

Ez az eljárás az International Cert Hungary Kft. által végzett menedzsmentrendszerek tanúsítására érvényes. Alkalmaznia kell a teljes személyzetnek.

3. Hivatkozott dokumentumok

K-8.6.1 Minőségügyi Kézikönyv 8.6.1 fejezete
K-9.1 Minőségügyi Kézikönyv 9.1 fejezete
K-9.2 Minőségügyi Kézikönyv 9.2 fejezete
K-9.3 Minőségügyi Kézikönyv 9.3 fejezete
K-9.4 Minőségügyi Kézikönyv 9.4 fejezete
K-9.5 Minőségügyi Kézikönyv 9.5 fejezete
F 52
 
Auditprogram
Auditterv
Felügyeleti mátrix
Függetlenségi nyilatkozat
Auditjelentés (excel fájl)
KIR-Auditjelentés (excel fájl)
Auditdokumentumok ellenőrzése
 
KIR audit folyamata utasítás
Logó, tanúsítvány használatának szabályai
Auditorok, szakértők kinevezése eljárás
Ajánlatadás, szerződéskötés eljárás

4. Az eljárás tartalmi leírása

4.1. Általános irányelvek

Az első tanúsítvány elnyerésével a Megbízó automatikusan az International Cert Hungary Kft. tanúsítási rendszerének tagjává válik és mindaddig az marad, ameddig legalább egy tanúsítványa érvényes. Ezen kívül egy tanúsítvány csak akkor érvényes, ha az International Cert Hungary Kft. minden, az audittal és a rendszer tanúsításával kapcsolatos követelése kiegyenlítésre került. A Megbízó minden megbízással elismeri az üzleti feltételek, valamint jelen tanúsítási rend aktuális változatának érvényességét. Ezen dokumentumok aktuális változatának hatálya kiterjed a már fennálló szerződéses kapcsolatokra is.

Az International Cert Hungary Kft. értékeli az auditorok által összeállított dokumentumokat. Dönt a tanúsítvány megadásáról, és a tanúsítással kapcsolatban felmerülő viták esetén hozzá lehet fordulni.

A mindenkori akkreditáló hely munkatársa és megbízottja részt vehet az International Cert Hungary Kft. által a Megbízónál lefolytatott auditon (Witnessaudit), illetve betekinthet a Megbízónál lefolytatott audit dokumentumaiba is. A tanúsítvány érvényessége a lefolytatott tanúsító- vagy ismétlő audit utáni, tanúsítási döntés időpontjától számítva 3 évre szól.


4.2. A dokumentumok megőrzése

Az Auditjelentések cégünk tulajdonát képezik. Ebből másolatot, vagy további eredeti példányt átadunk ügyfelünknek. Az ügyfelünknek saját érdekében célszerű ezeket a dokumentumokat megőriznie. Az International Cert Hungary Kft.-vel szemben semmiféle kárigény nem érvényesíthető, ha a Megbízó egy neki adott dokumentumot nem akar vagy nem tud rendelkezésre bocsátani.


4.3. A tanúsítási rend megsértése

Amennyiben a tanúsítvány tulajdonosa jelen eljárást, illetve a Logó, tanúsítvány használat szabályai-t neki felróható okból megsérti, a tanúsítvány felfüggeszthető, illetve visszavonható az említett dokumentumok szerint. Ugyanez érvényes különösen akkor, ha nem megengedett reklámtevékenységet folytatnak, vagy a tanúsítvánnyal vagy jellel visszaélnek.

Azokat a költségeket, melyeket valamely akkreditáló hely számláz ki az International Cert Hungary Kft. részére, vagy valamely tanúsító helyen illetve vizsgáló laborban közvetlenül felmerültek, a tanúsított ügyfélnek kell viselnie akkor, ha az adott tevékenységek amiatt váltak szükségessé, hogy a tanúsított ügyfél jelen eljárást, illetve a Logó, tanúsítvány használat szabályai-t neki felróható okból megsértette. Ez különösen akkor érvényes, ha az International Cert Hungary Kft. valamely felügyeleti hatóság kezdeményezésére vagy egyéb hasonló okból köteles munkát végezni és ez a kezdeményezés indokoltnak bizonyul.


4.4. Feltételek a menedzsment rendszerek auditálására és tanúsítására vonatkozóan

Az International Cert Hungary Kft. menedzsment rendszereket auditál és tanúsít. A következőkben ismertetett feltételek kielégítik az MSZ EN ISO/IEC 17021:2007, valamint a megfelelő irányelvek követelményeit. A környezetközpontú Irányítási rendszerek auditálási folyamatát a KIR audit folyamata utasítás mutatja be.



4.4.1. Auditok programozása

Az International Cert Hungary Kft. Auditprogramot készít minden, tanúsítást megrendelő ügyfelére, amely rögzíti a kezdeti audit két szakaszát, az 1., és a 2. éves felülvizsgálati audit, és a tanúsítvány lejárata előtt esedékes ismétlő audit dátumát.
Ha figyelembe veszünk az ügyfélnél már megtörtént auditot, akkor az Auditprogram esetleg módosítható, de ezt indokolni kell.
Az Auditprogramot az ÜI készíti az első audit időpontjának kitűzésekor a Tanúsítás 2. szakaszának időpontjának figyelembe vételével.
A KIR-Auditprogram tartalmazza az éves auditokon vizsgálandó témaköröket, szabványpontokat.
Az Auditprogramot az ügyféllel jóvá kell hagyatni az első helyszíni auditon, illetve változáskor!

Az audit csoport kijelölésének folyamtára az Auditorok/szakértők kinevezése eljárásban leírtakat alkalmazzuk.
Az auditcsoport összeállításakor az auditorokat/szakértőket, valamint az auditcsoport-vezetőket úgy választjuk meg, hogy a teljes felkészültség lefedje az adott ügyfél szabványi, és műszaki területét.

Az Ügyvezető igazgató az auditcsoport kijelölésekor jelöli ki a Tanúsítót (tanúsítási döntés felelőse), aki az auditcsoport tagjaitól független személy.


4.4.2. A tanúsítási eljárás

Az irányítási rendszer első tanúsítási auditját két szakaszban végezzük: 1., és 2. szakasz. MIR (ISO 9001) tanúsító audit esetén: 2009.11.15-ig megtörténő auditnál ügyfelünk választhat, hogy MSZ EN ISO 9001:2001 vagy MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány szerinti auditot, ill. Tanúsítványt szeretne. 2009.11.15-től csak az MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány követelményeit vizsgáló audit lehetséges.


4.4.2.1 Az audit 1. szakasza

Az 1. szakaszban a vezető auditor vizsgálja az ügyfél tanúsításra való felkészültségét. Az 1. szakasz során végzendő teendők:

  • átvizsgálni az ügyfél dokumentációs rendszerét, az ügyfélnél tapasztalható helyzetet, hogy mennyire értették meg a szabvány követelményeit;
  • ellenőrizni az ügyfél telephelyeit, ezek elhelyezkedését,
  • tisztázni az irányítási rendszer alkalmazási területét, folyamatait, törvényi, jogszabályi hátteret (engedélyek megléte, jogi követelményeknek való megfelelés),
  • megbeszélni az audit 2. szakaszának időpontját, az erőforrások rendelkezésre bocsátását,
  • megvizsgálni, hogy az ügyfél tervezett-e, és az audit 2. szakaszáig megtartja-e a belső auditot, és a vezetőségi átvizsgálást, és ez alapján felkészültek-a az audit 2. szakaszára (KIR-nél: megtörtént-e a belső audit, a vezetőségi átvizsgálás, valamint a környezeti hatások felmérésének, értékelésének megtörténte).

Ezek elvégzésére az ügyfélnek előzetesen biztosítania kell a szükséges dokumentumokat, információkat.

Az audit 1. szakasza a helyszínen történik. Ezt az Auditprogramban is rögzítjük.
Minőségirányítási rendszer tanúsítása esetén indokolt esetben (kis méretű szervezet, egyszerű tevékenység) eltekintünk az 1.szakasz helyszíni megtartásától, ilyenkor a vezető auditor távoli interjúval végzi el az 1.szakaszt. Az ajánlat adó vizsgálja ennek lehetőségét az ajánlatadás szakaszában a rendelkezésre álló információk alapján. Az ügyfélnek adott ajánlatban, illetve a Felülvizsgálati szerződésben rögzítjük, hogy helyszíni-e az 1.szakasz, vagy nem. Helyszíni audit esetén szintén itt határozzuk meg annak időtartamát.

Az audit 1. szakasza a helyszínen történik. Ezt az Auditprogramban is rögzítjük. Minőségirányítási rendszer tanúsítása esetén indokolt esetben (kis méretű szervezet, egyszerű tevékenység) eltekintünk az 1.szakasz helyszíni megtartásától, ilyenkor a vezető auditor távoli interjúval végzi el az 1.szakaszt. Az ajánlat adó vizsgálja ennek lehetőségét az ajánlatadás szakaszában a rendelkezésre álló információk alapján. Az ügyfélnek adott ajánlatban, illetve a Felülvizsgálati szerződésben rögzítjük, hogy helyszíni-e az 1.szakasz, vagy nem. Helyszíni audit esetén szintén itt határozzuk meg annak időtartamát.

Az audit 1. szakaszának megállapításait dokumentáljuk, kiemelve azokat a területeket, amelyek gondot okozhatnak, nem megfelelőnek bizonyulhatnak a 2 . szakasz során. A dokumentálásra KIR audit esetén a KIR Auditjelentés (excel) fájl Összefoglalás, Kérdéslista, és KIR dokumentáció vizsgálat mappái szolgálnak. Egyéb irányítási rendszer tanúsítás esetében az F52 Auditjelentés fájl Dok_check, és Ergebnis rész szolgál a dokumentálásra. Az audit 1. szakaszával kapcsolatban felmerülő kérdéseket, észrevételeket, nyitott pontokat a Vezető auditor az F 52 Auditjelentés Ergebnis mappa 1.1 pontjában rögzíti. Az 1.2 pontban kell rögzíteni az audit 1. szakaszának eredményét. Az 1.3 pontban az audit 2. szakaszában a helyszíni felülvizsgálat alkalmával tapasztaltakat kell rögzíteni az 1.1 pontban meghatározottakkal kapcsolatban.

A két szakasz közötti időt a szerint tervezzük, hogy a problémás területek felszámolásában milyen intézkedéseket kell hoznia az ügyfélnek.

Az audit első szakasza az alábbi következtetésekkel járhat:

  • Az audit 2. szakaszáig nem valósul meg a Belső audit és/vagy a Vezetőségi átvizsgálás, így az audit 2. szakaszát nem lehet megtartani.
  • Az audit 2. szakaszáig megvalósul a Belső audit és/vagy a Vezetőségi átvizsgálás, így az audit 2. szakaszát meg lehet tartani.
  • A vállalkozás irányítási rendszere átfogóan leírt a dokumentumokban, a cég felkészült az audit 2. szakaszára, tehát lehetséges a 2. szakasz megtartása.
  • A vállalkozás irányítási rendszere leírt, bár tartalmaz csekély eltéréseket, amelyek az audit 2. szakaszának elején tisztázhatók, tehát lehetséges a 2. szakasz megtartása.
  • A vállalkozás irányítási rendszere nem megfelelő, tehát egyenlőre nem lehetséges a 2. szakasz megtartása. A dokumentumokat az audit előtt át kell alakítani, és egy újabb 1. szakaszt kell tartani.

Az audit első szakaszának dokumentált eredményét (MIR tanúsítás esetén: F52 Auditjelentés Ergebnis mappa, KIR tanúsítás esetén: KIR Auditjelentés (excel) fájl Összefoglalás mappa) átadjuk az ügyfélnek. Felelős: Vezető auditor.


4.4.2.2 Az audit 2. szakasza

Az audit 2. szakaszának célja, hogy kiértékeljük az ügyfél irányítási rendszerének bevezetését, eredményességét. Az audit 2. szakasza minden esetben az ügyfél telephelyén történik meg.

Audittervezés(minden audit típus esetén)

Az audit előtt az Irodavezetőnek ki kell töltenie az Auditterv formalapot a cég, illetve az audit adataival, és át kell adnia a Vezető auditornak. A vezető auditor tervezi meg az audit menetét, időbeosztását (telephelyektől, tevékenységtől, létszámtól stb. függően) és rögzíti ezt az Auditterven. Az Audittervet a vezető auditornak az ügyfél részére el kell juttatnia a helyszíni audit esedékessége előtt legalább 2 munkanappal. Az ügyfél kérésére az International Cert Hungary Kft. további háttér információkat ad az auditcsoport tagjairól. Az ügyfélnek jogában áll az auditcsoport tagjaival szemben kifogást emelni, de csak indokolt esetben. Ilyenkor az Ügyvezető igazgató új auditcsoportot állít össze. Az időpontokat a megbízóval egyeztetni kell.

Az Audittervnek legalább a következő elemeket kell tartalmaznia:

  • Vizsgálandó vállalat, és telephelye(i).
  • Az alapul vett irányítási rendszer szabvány.
  • Az auditálandó érvényességi terület.
  • Az audit fajtája.
  • Az auditcsoport munkatársainak neve.
  • Az audit nyelve.
  • Dátum és óra a vizsgálandó üzleti területekhez, auditoronként megadva.
  • A megbízó részéről szükséges területi vezető a vizsgálandó üzleti területekhez.

Ha az ügyfélnek több telephelye van bevonva a tanúsításba, akkor az Ajánlatadás, szerződéskötés eljárásnak megfelelően a szerződésben rögzített telephelyeket vizsgáljuk az auditon. A vizsgálandó telephelyeket az Audittervben pontosan leírjuk.

Az Audittervet az audit alkalmával a megbízóval jóvá kell hagyatni. A vezető auditor az Audittervben meghatározottakat aláírásával hagyja jóvá.

Audittervet minden helyszíni auditra készítünk, így ez a rész vonatkozik a felülvizsgálati, és ismétlő auditokra is!

Nyitó értekezlet a helyszínen (minden audit típus esetén)

Az audit kezdeti lépése egy bevezető beszélgetés, amelyen minden, az audit által érintett, felelős személynek jelen kell lennie. A beszélgetésnek a következő pontokat kell tartalmaznia:

  • Bemutatkozás.
  • Utalás a bizalmas ügykezelésre.
  • Az Auditterv részletes egyeztetése.
  • Általános utalások az audit eljárási módjára (mintavételes, megfelelőségek keresése, eltérések fajtája, dokumentálás, stb.).
  • Az audit 1. szakaszának eredménye, esetleg szükséges intézkedések elvégzésének ellenőrzése.

Az üzleti területek auditálása (minden audit típus esetén)

Az auditálás folyamán az irányítási rendszerek minden területét az alapul vett normák követelményeinek megfelelően kell felülvizsgálni. Környezetközpontú irányítási rendszer auditálásának menetét, a kapcsolódó feljegyzéseket a KIR auditálásának folyamata utasítás mutatja be.

Az auditálásnak tartalmaznia kell a következőket:

  • információ, és bizonyíték, hogy az irányítási rendszerre vonatkozó szabvány, vagy más rendelkező dokumentum követelménye teljesül,
  • tevékenység figyelemmel kisérése, mérése, jelentések, és átvizsgálások a fő célokról, előirányzatokról,
  • az irányítási rendszer működésének megítélése a jogszabályok teljesülésének szempontjából,
  • az ügyfél folyamatainak üzemi ellenőrzése,
  • a belső audit, és a vezetőségi átvizsgálás,
  • a vezetőség felelősségének ellenőrzése a politika megvalósulásáért,
  • a kapcsolatok ellenőrzését a követelmények, a politika, a célok, a vonatkozó jogszabályi követelmények, a felelősségek, a személyzet felkészültsége, a műveletek, az eljárások, a teljesítmény adatok és a belső audit megállapításai között.

Ennek során az auditoroknak szúrópróbaszerűen kell vizsgálódniuk. Az auditoroknak megfelelő számú munkatársat kell megkérdezniük és a szóban forgó irányítási dokumentációkat a helyszínen kell tanulmányozniuk. A munkatársak megkérdezése semmilyen módon nem lehet diszkriminatív jellegű.

A megkérdezéseket, a megtekintett dokumentumokat, feljegyzéseket, termékeket, és az eredményeket MIR, ÉBIR, ISMS auditálása esetén az F 52 Auditjelentés kérdéslista mappában kell dokumentálni (Megállapítások oszlop), és értékelni. KIR audit esetén a KIR Auditjelentés (excel) fájl Kérdéslista mappában (az "I" oszlopban) kell ezeket dokumentálni, és értékelni.

Az értékelést az F 52 Auditjelentés kérdéslista mappában a 4., "D" oszlopban, a KIR Auditjelentés (excel) fájl Kérdéslista mappában a "H" oszlopban, az adott kérdés mellett kell dokumentálni a következő képpen:

  • "c" - vizsgálva, és megfelelő,
  • "nc" - vizsgálva, és nemmegfelelőség,
  • "nb" - nincs vizsgálva.

Eltérés esetén ezt dokumentálni kell (MIR, ÉBIR, ISMS auditálása esetén) az F 52 Auditjelentés kérdéslista mappában az adott sorban az "Eltérés" oszlopban. Az eltérés megszüntetésére az ügyfélnek helyesbítést, vagy helyesbítő intézkedést kell hoznia, ezt az "Intézkedés" oszlopban kell dokumentálni. A következő "Eltérés kategóriája" oszlopban az eltérés súlyosságát kell dokumentálni (sc – kis eltérés, cc – nagy eltérés). A "Hét, vagy dátum" oszlopban a helyesbítés, helyesbítő tevékenység visszaellenőrzésének határidejét adja meg az auditor.

KIR auditon feltárt eltérést dokumentálni kell a KIR Auditjelentés (excel) fájl Kérdéslista mappában az adott sorban az "Eltérés leírása" ("J") oszlopban. Az eltérés megszüntetésére az ügyfélnek helyesbítést, vagy helyesbítő intézkedést kell hoznia, ezt az "Szükséges javító intézkedés" ("L") oszlopban kell dokumentálni. Az ezt megelőző, "Eltérés kategóriája" ("K") oszlopban az eltérés súlyosságát kell dokumentálni (sc – kis eltérés, cc – nagy eltérés). A "Határidő" ("M") oszlopban a helyesbítés, helyesbítő tevékenység visszaellenőrzésének határidejét adja meg az auditor.

Az eltérések kiküszöbölésére beterjesztett helyesbítéseket, helyesbítő intézkedéseket első körben az auditcsoport vezető vizsgálja meg, második körben a Tanúsító (tanúsításért felelős), hogy azok elfogadhatóak-e.

Az auditált ügyfélnek a vezető auditor tájékoztatást ad arról, hogy a helyesbítés, vagy a helyesbítő intézkedés igazolásához milyen tevékenységre van szükség (helyszíni teljes, vagy részleges audit, legközelebbi felügyeleti audit, dokumentált bizonyítékok megküldése). Ezt dokumentálni kell az Auditjeletésben!

Amennyiben az audit során egy kritikus eltérést állapítanak meg, a vezető auditornak lehetősége van – a megbízóval való egyeztetés után – a tanúsítási auditot félbeszakítani.

Az auditcsoport egyeztetése (minden audit típus esetén) Az üzleti területek auditálása után az audit csoport visszavonul egy megbeszélésre, tisztázzák a dokumentációk és értékelések minden nyitott kérdését, és kialakítják végkövetkeztetésüket, miszerint javasolható-e a tanúsítás megadása, vagy nem. A tanúsításra szóló javaslat csak abban az esetben tehető meg, ha az alapvető normáktól semmiféle konformitásbéli eltérés sincs. Ha az MSZ EN ISO 9001:2009 szabványnak megfelelő tanúsító audit 2009.11.15-ig történik meg, és az új követelményekkel kapcsolatban eltérés merül fel, akkor nem javasolható az MSZ EN ISO 9001:2009 Tanúsítvány kiadása. Viszont ilyen esetben az auditcsoportnak vizsgálnia kell, hogy az MSZ EN ISO 9001:2001 szabványnak megfelel-e a működés. Ha igen, akkor javasolható az MSZ EN ISO 9001:2001 szerinti Tanúsítvány kiadása (2010.november 15. lejárati dátummal).

MIR, ÉBIR, ISMS auditálása esetén a vezető auditor lehetőleg a helyszínen összeállítja az auditjelentést a végkövetkeztetésekkel (F 52 Auditjelentés Titel mappa), esetleges eltérésekkel (F 52 Auditjelentés ABW mappa), és fejlesztési lehetőségekkel (F 52 Auditjelentés HIN mappa) együtt.

KIR audit esetén szintén törekedni kell a teljes KIR Auditjelentés (excel) fájl kitöltésére a helyszínen. Kitöltendő a KIR dokumentáció vizsgálat mappa, a Kérdéslista mappa, és az Összefoglalás mappa.
A helyszínen mindenképpen össze kell állítani az esetleg feltárt eltérésekről szóló KIR Auditjelentés (excel) fájl KIR eltérésjelentés mappát.

Záróértekezlet (minden audit típus esetén)

A záróbeszélgetést az auditcsoport és az ügyfél megbízottjának részvételével kell lebonyolítaniuk. A záróbeszélgetésnek a következő pontokat kell tartalmaznia:

  • A látottak kiértékelése (pozitív vagy negatív benyomások), végkövetkeztetés elmondása a tanúsítvány kiadásának javaslatával kapcsolatban.
  • Az erősségek és eltérések felsorolása. Itt a megbízónak jogában áll rákérdezni a hallottakra.
  • Az eltérések visszajelentéséhez határidőt szabni.
  • További eljárási lépések a tanúsítás átadásáig.
  • A következő audit fajtájának, időpontjának meghatározása.

A vezető auditornak az esetleges eltérési jelentést F 52 Auditjelentés ABW mappa, illetve KIR Auditjelentés (excel) fájl KIR eltérésjelentés mappa, a megbízó által kinevezett, adott irányítási rendszer felelőssel ellenjegyeztetnie kell.

Emellett jóvá kell hagyatni az ügyféllel a tanúsítás adattartalmát (tanúsítvány mintát).

Amennyiben a helyszínen elkészült, az auditjelentés összefoglaló részét (MIR, ÉBIR, ISMS esetén F 52 Auditjelentés Titel mappa, KIR esetén: KIR Auditjelentés (excel) fájl Összefoglalás mappa) illetve az esetleges fejlesztési lehetőségeket tartalmazó, MIR, EBIR, ISMS esetén: F 52 Auditjelentés HIN mappa, KIR esetén: KIR Auditjelentés (excel) fájl Megjegyzések, javaslatok mappa tartalmát át kell adni az ügyfélnek. Ha ez csak később készül el, akkor a vezető auditor a felelős, hogy ezt eljuttassa eredeti, vagy másolati példányban az ügyfélnek.

KIR audit esetén, ha a teljes (KIR Auditjelentés) (excel) fájl az audit után készül el, a vezető auditor a felelős, hogy a KIR Auditjelentés (excel) fájl Összefoglalás mappát nyomtatva eljuttassa eredeti, vagy másolati példányban az ügyfélnek.

Ha egy utóaudit szükséges, akkor a megbízóval való egyeztetés után egy olyan alkalmas határidőt kell megállapítani (maximum 3 hónap), amely határidő alatt a megbízó garantálni tudja a korrekciós intézkedések teljesítését.

Ennek a határidőnek a túllépése esetén új tanúsítási auditot kell lebonyolítani.

Ezen kívül a felülvizsgálat módja meghatározott (helyszíni utóaudit vagy a visszajelentés vizsgálata helyszíni látogatás nélkül).


4.4.2.3 A tanúsítási döntés meghozatala

Az audit eljárás lezárását (beleértve a helyesbítések elvégzésének ellenőrzését is) követő 1 héten belül az auditcsoport vezetője az Irodavezetőnek leadja az audit során készült audit dokumentumokat (a tanúsítási döntés meghozatalához), amelyek tartalmazzák:

  • az Auditjelentést, és kapcsolódó dokumentumokat: Auditprogram, Auditterv, Függetlenségi nyilatkozat, Felügyeleti mátrix, KIR dokumentáció vizsgálata, teljesen kitöltött F 52 Auditjelentés fájl (és kinyomtatott, aláírt elemeit), illetve a teljesen kitöltött KIR Auditjelentés (excel) fájl (és kinyomtatott, aláírt elemeit),
  • a nemmegfelelőségeket (ha van): F 52 Auditjelentés ABW mappa, KIR Auditjelentés (excel) fájl KIR eltérésjelentés mappa; és az ügyfél által elvégzett helyesbítéseket, helyesbítő tevékenységeket,
  • a tanúsítási kérelem információit,
  • ajánlást a tanúsítás megadására, vagy visszautasítására, esetleg feltételekkel, vagy megjegyzésekkel.

Az Irodavezető továbbítja az audit dokumentumokat a Tanúsítónak(tanúsítási döntés hozó), aki minden esetben más, mint az auditcsoport valamely tagja. A Tanúsító felülvizsgálja a benyújtott jelentéseket, információkat, mely alapján dönt az adott ügyfél irányítási rendszerének működését igazoló tanúsítvány kiadásáról/fenntartásáról, elutasításáról, felfüggesztéséről, visszavonásáról, szűkítéséről, vagy bővítéséről. Mindezt dokumentálja az Auditdokumentumok ellenőrzése feljegyzésen.

A tanúsítási döntés meghozatala előtt a tanúsítási döntés hozónak az (Auditdokumentumok ellenőrzése feljegyzés szerint) ellenőriznie kell, hogy:

  • az auditcsoporttól kapott információ elegendő-e,
  • a helyesbítések, ill. helyesbítő tevékenységek eredményesek voltak-e a nagy eltérések esetén (az irányítási rendszer szabvány egy, vagy több követelménye nem teljesül), vagy olyan helyzet esetén, ha kétes, hogy az ügyfél irányítási rendszere képes lesz elérni előirányzatait,
  • az ügyfél által tervezett helyesbítéseket, ill. helyesbítő tevékenységeket átvizsgálta, és elfogadta minden más nemmegfelelőségre (kis eltérésre).

Pozitív értelmű tanúsítási döntés esetén kiállítjuk a Tanúsítványt. A Tanúsítvány lejárati ideje a tanúsítási döntés dátumától számított 3 év. MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány szerinti Tanúsítvány lejárati ideje meghatározott, legkésőbb 2010. november 15. Az ISO 9001:2008 szabvány megjelenése következtében az MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány 2010.november 15.-én érvényét veszti. Így az MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány szerint korábban kiállított Tanúsítványok is érvényüket vesztik legkésőbb 2010.november 15.-én, függetlenül attól, hogy milyen dátum szerepel a Tanúsítványon.


4.4.3 Felülvizsgálati audit

Az International Cert Hungary Kft. által kiadott tanúsítvány érvényességi ideje 3 évre szól, a következő feltétellel:

Az International Cert Hungary Kft. audit csoportja évente egy alkalommal felülvizsgálati auditon győződik meg a tanúsított vállalat irányítási rendszerének fenntartottságáról figyelembe véve az ügyfél, és irányítási rendszerének esetleges változásait.

A Felülvizsgálati szerződés értelmében legkésőbb a felülvizsgálat előtt ügyfelünknek közölnie kell lényeges változásait.

A felügyeleti tevékenységek helyszíni auditokat minden esetben magukba foglalnak. Emellett az alábbiak is alkalmazhatók a felügyeleti tevékenységként:

  • ügyfeleknek feltett kérdések a tanúsítás szempontjaival kapcsolatban,
  • ügyfél nyilatkozatainak átvizsgálása (pl.: honlap, prospektus),
  • ügyfél felkérése dokumentumok, feljegyzések bemutatására,
  • egyéb eszköz a működés megfigyelésére.

MIR (ISO 9001) felülvizsgálati audit esetén: 2009.11.15-ig megtörténő auditnál ügyfelünk választhat, hogy MSZ EN ISO 9001:2001 vagy MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány szerinti auditot szeretne. 2009.11.15-től csak az MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány követelményeit vizsgáló audit lehetséges.


4.4.3.1 Helyszíni felülvizsgálati audit

Az International Cert Hungary Kft. által kiadott tanúsítvány érvényességi ideje 3 évre szól, a következő feltétellel:
Az International Cert Hungary Kft. audit csoportja évente egy alkalommal felülvizsgálati auditon győződik meg a tanúsított vállalat irányítási rendszerének fenntartottságáról figyelembe véve az ügyfél, és irányítási rendszerének esetleges változásait.

A felügyeleti (felülvizsgálati) auditok helyszíni auditok, de nem vizsgáljuk a teljes rendszert. Az 1. éves felülvizsgálati audit alatt, és a 2. éves felülvizsgálati audit alatt a teljes rendszer minden elemét érinti a vizsgálat legalább egyszer. Minden évben ellenőrizzük a következő pontokat:

  • belső auditok, vezetőségi átvizsgálás,
  • az előző auditon feltárt nemmegfelelőségek tett intézkedések átvizsgálása,
  • a panaszok (reklamációk) kezelése,
  • az irányítási rendszer eredményessége a célok elérésében,
  • a folyamatos fejlesztési tevékenységek előrehaladása,
  • a működés folyamatos ellenőrzése,
  • a változások átvizsgálása,
  • tanúsítvány, és logó használata.

Az ellenőrizendő pontokat a Vezető auditor határozza meg a korábbi auditok eredményei, és az esetleges változások alapján, és ezt a Felügyeleti mátrixban és az Audittervben rögzíti.

A Felügyeleti mátrixban jelöljük, hogy ügyfelünk melyik audit alkalmával bizonyítja áttérését az MSZ EN ISO 9001:2009 szabványkövetelményekre. Ha ügyfelünk felülvizsgálati audit keretében kíván áttérni az MSZ EN ISO 9001:2009 szabványra akkor az összes változott követelménypontot meg kell vizsgálni náluk, tehát ennek megfelelően kell a Felügyeleti mátrixot, és az Audittervet elkészíteni. Ha az MSZ EN ISO 9001:2009 szabványnak megfelelő felülvizsgálati audit 2009.11.15-ig történik meg, és az új követelményekkel kapcsolatban eltérés merül fel, akkor nem javasolható az MSZ EN ISO 9001:2009 Tanúsítvány kiadása. Viszont ilyen esetben az auditcsoportnak vizsgálnia kell, hogy az MSZ EN ISO 9001:2001 szabványnak megfelel-e a működés. Ha igen, akkor javasolható az MSZ EN ISO 9001:2001 szerinti Tanúsítvány fenntartása. KIR audit esetében az ellenőrizendő pontokat a KIR-Auditprogram tartalmazza, ez alapján készül a KIR-Auditterv. A KIR-Auditprogram szükség szerint (az előző audit eredményei alapján) módosítható.

A felügyeleti auditot évente egyszer végezzük.

Az első éves felügyeletet (felülvizsgálati auditot) a kezdeti tanúsító audit 2. szakaszának (helyszíni) utolsó napjától számított 12 hónapon belül folytatjuk le. Ezt ügyfeleinkkel kötött Felülvizsgálati szerződésben is rögzítjük.


4.4.3.2 A tanúsított státus fenntartása

Az auditcsoport vezetője az Irodavezetőnek leadja az audit során készült audit dokumentumokat (a tanúsítás fenntartási döntés meghozatalához), amelyek tartalmazzák:

  • az Auditjelentést, és kapcsolódó dokumentumokat: Auditprogram, Auditterv, Függetlenségi nyilatkozat, Felügyeleti mátrix, KIR dokumentáció vizsgálata, teljesen kitöltött F 52 Auditjelentés fájl (és kinyomtatott, aláírt elemeit), illetve a teljesen kitöltött KIR Auditjelentés (excel) fájl (és kinyomtatott, aláírt elemeit),
  • a nemmegfelelőségeket (ha van): F 52 Auditjelentés ABW mappa, KIR Auditjelentés (excel) fájl KIR eltérésjelentés mappa; és az ügyfél által elvégzett helyesbítéseket, helyesbítő tevékenységeket,
  • ajánlást a tanúsítás fenntartására, vagy visszautasítására, esetleg feltételekkel, vagy megjegyzésekkel.

Az Irodavezető továbbítja az audit dokumentumokat a Tanúsítónak (tanúsítási döntés hozó), aki minden esetben más, mint az auditcsoport valamely tagja. A Tanúsító felülvizsgálja a benyújtott jelentéseket, információkat, mely alapján dönt az adott ügyfél irányítási rendszerének működését igazoló tanúsítvány fenntartásáról, felfüggesztéséről, visszavonásáról, szűkítéséről, vagy bővítéséről. Mindezt dokumentálja az Auditdokumentumok ellenőrzése feljegyzésen.

Amennyiben az auditon olyan nagy nemmegfelelőségek merültek fel, amelyek a tanúsítvány felfüggesztését, vagy visszavonását eredményezné (ez szerepel az Auditjelentésben), a Tanúsító átvizsgál minden kapcsolatos információt, és felkészültsége alapján dönt, hogy fenntartható-e a tanúsítvány.

Amennyiben az ügyfél a felülvizsgálati auditon nem tudja bemutatni irányítási rendszerének folyamatos működését, vagy olyan változások történtek, amelyek ezt megakadályozzák, a tanúsítvány visszavonásra kerül.

A tanúsítási döntés meghozatala előtt a tanúsítási döntés hozónak az (Auditdokumentumok ellenőrzése feljegyzés szerint) ellenőriznie kell, hogy:

  • az auditcsoporttól kapott információ elegendő-e,
  • a helyesbítések, ill. helyesbítő tevékenységek eredményesek voltak-e a nagy eltérések esetén (az irányítási rendszer szabvány egy, vagy több követelménye nem teljesül), vagy olyan helyzet esetén, ha kétes, hogy az ügyfél irányítási rendszere képes lesz elérni előirányzatait,
  • az ügyfél által tervezett helyesbítéseket, ill. helyesbítő tevékenységeket átvizsgálta, és elfogadta minden más nemmegfelelőségre (kis eltérésre).

Felülvizsgálati audit után történő, pozitív értelmű tanúsítási döntés következtében esetlegesen kiállított Tanúsítvány érvényességi ideje (lejárati dátuma) megegyezik az eredeti Tanúsítvány érvényességi idejével. MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány szerinti Tanúsítvány lejárati ideje meghatározott, legkésőbb 2010. november 15. Amennyiben ügyfelünk egy felülvizsgálati audit keretében biztosítja, hogy beépítette rendszerébe az MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány követelményeit, úgy az új Tanúsítvány lejárati ideje a megelőző tanúsító audit utáni, vagy ismétlő audit utáni tanúsítási döntés dátumától számított 3 év.


4.4.4 Ismétlő audit

A megújító auditot (ismétlő audit) megtervezi a vezető auditor (Auditterv), hogy értékelje, és megerősítse a kapcsolódó rendszer szabvány követelmények folyamatos teljesülését.

A megújító audit során a tanúsítási ciklus alatti működést vizsgáljuk, és a korábbi, felügyeleti auditok jelentéseit is átvizsgáljuk.

A Felülvizsgálati szerződés értelmében legkésőbb az ismétlő audit előtt ügyfelünknek közölnie kell lényeges változásait.

A megújító audit esetében is végzünk egy 1. szakaszt, amennyiben az ügyfélnél lényeges változások voltak az irányítási rendszerben, vagy a feltételekben (pl.: jogszabályok változása).

Az 1. szakasz lépései megegyeznek a 4.4.3.1 fejezetben leírtakkal.

MIR (ISO 9001) ismétlő audit esetén:
2009.11.15-ig megtörténő auditnál ügyfelünk választhat, hogy MSZ EN ISO 9001:2001 vagy MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány szerinti auditot, ill. Tanúsítványt szeretne. 2009.11.15-től csak az MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány követelményeit vizsgáló audit lehetséges.


4.4.4.1 A helyszíni ismétlő audit

A megújító audit helyszíni auditja során a következők megerősítését keressük:

  • az irányítási rendszer eredményes, a rendszer folyamatosan megfelel, és alkalmas a tevékenységi területen,
  • elkötelezettség a rendszer eredményességének fenntartása és fejlesztése mellett,
  • az irányítási rendszer működése hozzájárul a politika és a célok megvalósításához.

Ha a megújító auditon nemmegfelelőségek, vagy a megfelelőség bizonyítékaiban hiányosságok merülnek fel, akkor határidőt kell kitűzni az ügyfél számára a helyesbítésre, vagy helyesbítő tevékenységre úgy, hogy azokat bevezessék még a tanúsítás lejárata előtt. Ezért a megújító auditokat a tanúsítvány lejárata előtt legalább 1 hónappal tervezzük megtartani ügyfeleinknél.

Amennyiben az ügyfél bizonyítottan nem tudja elvégezni a helyesbítéseket, ill. helyesbítő tevékenységeket a tanúsítvány lejárata előtt, akkor a tanúsítvány lejár, és később egy új tanúsító audittal (új szerződéses megállapodás után) szerezhet újra érvényes tanúsítást az ügyfél.

A Felügyeleti mátrixban jelöljük, hogy ügyfelünk melyik audit alkalmával bizonyítja áttérését az MSZ EN ISO 9001:2009 szabványkövetelményekre.

Ha az MSZ EN ISO 9001:2009 szabványnak megfelelő ismétlő audit 2009.11.15-ig történik meg, és az új követelményekkel kapcsolatban eltérés merül fel, akkor nem javasolható az MSZ EN ISO 9001:2009 Tanúsítvány kiadása. Viszont ilyen esetben az auditcsoportnak vizsgálnia kell, hogy az MSZ EN ISO 9001:2001 szabványnak megfelel-e a működés. Ha igen, akkor javasolható az MSZ EN ISO 9001:2001 szerinti Tanúsítvány kiadása (2010.november 15. lejárati dátummal).


4.4.4.2 Információ a tanúsítás megújításához

Az auditcsoport vezetője az Irodavezetőnek leadja az audit során készült audit dokumentumokat (a tanúsítás megújítási döntés meghozatalához), amelyek tartalmazzák:

  • az Auditjelentést, és kapcsolódó dokumentumokat: Auditprogram, Auditterv, Függetlenségi nyilatkozat, Felügyeleti mátrix, KIR dokumentáció vizsgálata, teljesen kitöltött F 52 Auditjelentés fájl (és kinyomtatott, aláírt elemeit), illetve a teljesen kitöltött KIR Auditjelentés (excel) fájl (és kinyomtatott, aláírt elemeit),
  • a nemmegfelelőségeket (ha van): F 52 Auditjelentés ABW mappa, KIR Auditjelentés (excel) fájl KIR eltérésjelentés mappa; és az ügyfél által elvégzett helyesbítéseket, helyesbítő tevékenységeket,
  • ajánlást a tanúsítás megújítására, vagy visszautasítására, esetleg feltételekkel, vagy megjegyzésekkel.

Az Irodavezető továbbítja az audit dokumentumokat a Tanúsítónak (tanúsítási döntés hozó), aki minden esetben más, mint az auditcsoport valamely tagja. A Tanúsító felülvizsgálja a benyújtott jelentéseket, információkat, a tanúsítás használóitól esetleg beérkezett panaszokat, mely alapján dönt az adott ügyfél irányítási rendszerének működését igazoló tanúsítvány megújításáról, vagy elutasításáról. Mindezt dokumentálja az Auditdokumentumok ellenőrzése feljegyzésen.

A tanúsítási döntés meghozatala előtt a tanúsítási döntés hozónak az (Auditdokumentumok ellenőrzése feljegyzés szerint) ellenőriznie kell, hogy:

  • az auditcsoporttól kapott információ elegendő-e,
  • a helyesbítések, ill. helyesbítő tevékenységek eredményesek voltak-e a nagy eltérések esetén (az irányítási rendszer szabvány egy, vagy több követelménye nem teljesül), vagy olyan helyzet esetén, ha kétes, hogy az ügyfél irányítási rendszere képes lesz elérni előirányzatait,
  • az ügyfél által tervezett helyesbítéseket, ill. helyesbítő tevékenységeket átvizsgálta, és elfogadta minden más nemmegfelelőségre (kis eltérésre).

Pozitív értelmű tanúsítási döntés esetén kiállítjuk a Tanúsítványt. A Tanúsítvány lejárati ideje a tanúsítási döntés dátumától számított 3 év. MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány szerinti Tanúsítvány lejárati ideje meghatározott, legkésőbb 2010. november 15.


4.4.5 Rendkívüli auditok

4.4.5.1 Alkalmazási terület bővítése

Amennyiben az ügyfél irányítási rendszerét érintően meghatározó változás történt, - amelyet az International Cert Hungary Kft. részére be kell jelenteni –, vagy az ügyfél tevékenység bővítési kérelmet nyújt be az Ügyvezető igazgató a következő szempontok alapján dönt az elfogadásról, vagy a rendkívüli audit elrendeléséről:

  • Tulajdonosváltozás esetén, ill. névváltoztatás esetén a Megbízó tudja-e bizonyítani az előd és az új cég közötti jogfolytonosságot, azonos személyi állományt és szervezetet.
  • A Megbízó szervezetében, ill. személyi állományában történt változások alapvetően befolyásolják-e a minőségirányítási rendszer működését.
  • Tevékenységi terület változása érinti-e a kiadott tanúsítvány érvényességi területét. (szűkítés, bővítés)

Az Ügyvezető igazgatónak a döntéshez szükséges információkat, igazolásokat írásos formában be kell szerezni és meg kell őrizni.

4.4.5.2 Rendkívüli eseményhez kötött auditok

Amennyiben az Ügyvezető igazgató a rendkívüli audit mellett dönt lényeges változások következtében, vagy panasz kivizsgálása miatt, vagy felfüggesztett tanúsítás esetén, akkor erről a Megbízót írásban értesíti, kitérve a lebonyolítás feltételeire is. Ilyen esetben az audit csoport kijelölését különös gonddal végezzünk, mert az ügyfélnek nincs lehetősége a csoporttagokkal szemben kifogást emelni.

A rendkívüli audit megtartására külön szerződést kötünk az ügyféllel.

A rendkívüli audit egybeeshet a soron következő felülvizsgálati- ill. ismétlő audittal, ilyen esetben az auditot kiterjesztő vagy szűkítő auditnak is tekintjük. Ez esetben is külön szerződés kötése szükséges.

A Megbízó névváltozása, címváltozása, ill. tevékenységi körének változása esetén a Tanúsító (tanúsítási döntés hozó) - a felülvizsgálatot követően – új tanúsítványt ad ki, az eredeti tanúsítvány érvényességi idejének változatlanul hagyása mellett.

Amennyiben a Megbízó nem fogadja el az Ügyvezető igazgató által elrendelt soron kívüli auditot – nem köti meg az erre vonatkozó szerződést – az Ügyvezető igazgató jogosult a tanúsítványt visszavonni, a Logó és tanúsítvány használatának szabályai dokumentumban leírtak szerint.

Amennyiben bármely ügyfelünk igényli, rendkívüli audit keretében is lehetőség van az MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány szerint végrehajtott auditra, és Tanúsítvány szerzésre. Ez esetben új szerződés alapján új tanúsítási ciklus kezdődik. Az MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány szerint történő, sikeres rendkívüli audit alapján kiállított Tanúsítvány lejárati ideje a tanúsítvány érvénybe lépését (tanúsítási döntés dátumát) követő 3 év!


4.5 Tanúsítvány kiadása, fenntartása

A Tanúsító (tanúsítási döntés hozó) pozitív döntése alapján kiállítjuk, illetve fenntartjuk a Tanúsítványt.

A Tanúsítványt, illetve a tanúsítási jelünket (logót) átadjuk használatra a tanúsított ügyfélnek. A használat során ügyfelünk köteles betartani a Logó és tanúsítvány használatának szabályait. A Logó és tanúsítvány használatának szabályai aktuális változata honlapunkon (www.isotanusitas.hu, www.ich.hu) elérhető.

Cégünk vizsgálja, hogy tanúsított ügyfelünk hogyan használja reklámcélokra a tanúsítványt.

Auditoraink az auditokon ellenőrzik a Tanúsítvány, és logó használatot.


4.6 Egyéb kiegészítések

Cégünk kivizsgálja a tanúsított ügyfeleivel kapcsolatos, harmadik személyek általi panaszokat a honlapján (www.isotanusitas.hu, www.ich.hu) közzétett Minőségügyi kézikönyv 9.8 fejezete alapján.

Tanúsított ügyfelünk élhet fellebbezéssel, ennek kezelését a honlapunkon (www.isotanusitas.hu, www.ich.hu) közzétett Minőségügyi kézikönyv 9.7 fejezete alapján végezzük.

A tanúsított ügyfeleket tájékoztatjuk a Tanúsítási és felügyeleti tevékenység eljárásban bekövetkezett lényeges változásokról, valamint a tanúsítás szempontjából mérvadó szabványok változásáról. A Tanúsítási és felügyeleti tevékenység eljárás aktuális változata honlapunkon (www.isotanusitas.hu, www.ich.hu) elérhető.

A tanúsított ügyfelünk rendszerének minden változását, valamint a cég szerkezetében/szervezetében bekövetkezett olyan változásokat, melyek a rendszerre lényeges befolyást gyakorolnak, írásban közli az International Cert Hungary Kft.-vel. Ezen kívül minden a rendszerével kapcsolatos külső/belső kifogást, valamint az ezzel kapcsolatos helyesbítő intézkedést dokumentál, és ezeket az információkat az audit során rendelkezésére bocsátja.


5 Feljegyzések kezelése

Feljegyzés fajta Megőrzési hely Megőrzési idő Felelős
Minden szerződés, dokumentum, feljegyzés, amely a megbízó tanúsítási folyamatával összefügg Ügyfél munkadossziéja utolsó tanúsítási ciklus lejárata + 3 év IV
elektronikusan tárolt dokumentum, feljegyzés Irodai számítógép Ügyfél-audit könyvtára utolsó tanúsítási ciklus lejárata + 3 év IV
Nyelv: 

International Cert Kft. - Copyright 2005 - Minden jog fenntartva!

Minden ami mezőgazdaság Isotanúsítás Fatelep

Minden, ami vitorlázás: vitorlás hírek, oktatás, tanfolyam Balaton és Adria - Kékszalag

Honlapkészítés, webdesign: Expedient
Marketing tanácsadónk a: Marketing Professzorok Kft.

Cégünkről  |  Szolgáltatásaink  |  Árajánlat  |  Cikkek  |  Hírarchívum  |  Referenciák  |  Fórum  |  Kapcsolat